Consiste
em elaborar pelo menos uma peça orçamentária para cada setor da empresa, a
cargo de um responsável.
"Cada
despesa deve ser orçada segundo suas características comportamentais"
Aspectos
Gerais do Orçamento de Despesas: Orçamento seguindo a hierarquia estabelecida; Departamentalização;
Orçamento para cada área de responsabilidade; Custos Controláveis; Quadro de
premissas; Levantamento das informações-base; Observação do comportamento dos
gastos; Orçar cada despesa segundo sua natureza comportamento
Organograma
Empresarial e Departamentalização
O
orçamento segue a hierarquia da empresa. A representação através de um
organograma facilita a análise dos gastos, identificação dos setores e
sintetiza os orçamentos analíticos. A departamentalização é o critério mais
utilizado para estruturar o sistema de informação contábil orçamentário,
segundo o organograma empresarial. Consiste em identificar as menores áreas de
responsabilidade, com o menor nível de decisão e, portanto, grau de
responsabilidade sobre controle, dentro do conceito de centro de custo ou
centro de despesa.
Accountability
e Custos Controláveis
É
importante que cada responsável, no menor nível de decisão da hierarquia da
empresa, tenha seu próprio orçamento. O fundamento dessa responsabilidade é o
conceito de custos controláveis, ou seja, devemos orçar para cada centro de
custo unicamente os custos que são controlados pelo responsável pelo centro de
custo. Não existem custos não controláveis. O Conceito de custos controláveis
está dentro de um conceito fundamental de contabilidade por responsabilidade
que é denominado de accountability, que, em linhas gerais, é a responsabilidade
do gestor de prestar contas de seus atos ou a obrigação de reportar os
resultados obtidos.
Rateio
no orçamento de Despesas Departamentais
Algumas
despesas são de consumo comum, ou seja, os gastos são efetuados de uma só vez,
mas o serviço atende a vários setores ou centro de custos. Ex. Gastos com
conservação e limpeza dos edifícios. O rateio não é recomendado sob o conceito
de accountability. Deve-se sempre orçar a despesa no centro de custo do
responsável pela gestão do gasto.
Orçamento
por atividades
As
empresas que adotam o método de custeamento de atividades (Custeio ABC) devem,
em princípio, adotar a mesma metodologia no seu processo orçamentário. Assim, o
orçamento de cada centro de custo deverá ter sub orçamentos por atividade.
Característica
comportamentais dos Gastos
Cada
despesa apresenta um valor que decorre de suas características próprias. Sendo
a principal a variação do seu valor em ralação a alguma outra variável, que
ocorre dentro ou fora da empresa, e que se relaciona com a despesa. Essa reação
é denominada comportamento das despesas. Cada despesa deve ser orçada segundo
suas características comportamentais. A classificação tradicional para análise
de comportamento dos gastos em relação a alguma atividade é a sua separação em
custos e despesas fixas e custos e despesas variáveis. Neste caso, as variáveis
utilizadas são o volume de produção e de vendas, ou o volume de atividades que
direcionam os gastos.
Custos
Fixos e capacidade de produção ou vendas
Os
custos fixos também denominados custos de capacidade, medem os gastos
necessários para a operacionalização da fábrica e da comercialização em
determinado nível de capacidade. Podem ser classificados em: custos fixos
comprometidos (são aqueles ligados intrinsecamente à utilização de um
parque fabril ou comercial – são gastos para manter a fábrica ou as vendas em
operação. Ex. Aluguéis de imóveis operacionais, taxas de funcionamento) e custos
fixos discricionários (são gastos que são administrados e podem ser
alterados dependendo da dotação orçamentária anual. Ex. despesas com
publicidade e propaganda).
Custos
Variáveis, Semivariáveis, Semifixos e Estruturados
• Custo Variável:
É o custo que tem relação direta e proporcional com o volume de produção, venda
ou outra atividade. Ex. Materiais diretos;
• Custos Semivariáveis:
São custos que variam em proporção diversa da proporção da variação do volume
de produção ou de venda. Ex. Gastos com Materiais indiretos;
• Custos Semifixos:
São os custos que contêm, na sua formação de valor, uma parcela fixa e outra
que varia com as atividades. Ex. Gastos despesas com telefone (assinatura mais
pulsos);
• Custo Estruturado:
É chamado de custo estruturado o custo que tem uma variação em relação ao
elemento sob o qual ele é estruturado ou ligado e é causa de seu valor maior ou
menor. Ex. Despesas de viagens relacionadas com quantidade de vendedores;
despesas de consulta a entidades de proteção ao crédito, que estão relacionadas
com pedidos de venda e análise de crédito a serem efetuados.
Despesas
a serem orçadas
Para
cada departamento (centro de custo) deverá haver uma peça orçamentária que
compreenda as despesas e suas responsabilidades e administração. Em linhas
gerais, são quatro grupos de despesas: Mão-de-Obra Direta e Indireta; Consumo
de materiais indiretos; Despesas Gerais Departamentais; Depreciações e
Amortizações Departamentais.
Mão-de-Obra
Direta e Custos Indiretos de Fabricação
Uma
metodologia muito utilizada é elaborar o orçamento de despesas departamentais
separando os gastos com mão-de-obra direta dos demais, que passam a ser
denominados, no seu conjunto, de custos, gastos ou despesas indiretas de
fabricação. O pressuposto básico é que mão-de-obra direta é um custo
variável/direto, enquanto que os demais gastos são indiretos e devem ser
absorvidos no custeamento unitário dos produtos, não havendo a necessidade de
separação pelos principais grupos de despesas, nem pelo centro de custo.
Despesas
Gerais Departamentais
São
as demais despesas de consumo dos centros de custos ou atividades, conforme o
plano de contas utilizado pela empresa. Cada despesa deve ser orçada
considerando suas características próprias e seu comportamento em relação a
alguma atividade estruturada, se houver. Alguns exemplos: Energia Elétrica; Telecomunicações
e comunicações; Gastos com consumo de água e esgoto; Publicidade, propaganda,
brindes, anúncios e publicações; Comissões sobre vendas; Aluguéis e
arrendamento mercantil; Consultoria, assessoria, auditoria externa; Despesas Legais;
Serviços autônomos.
Depreciações
e Amortizações
Compreende
as depreciações e amortizações de bens e direitos a disposição de cada centro
de custo. O subsistema de controle patrimonial auxilia no cálculo das
depreciações e amortizações. Devem ser alocadas e orçadas por centro de
custo/departamento. As despesas a serem orçadas compreendem as depreciações e
amortizações: dos bens e direitos existentes; dos bens e direitos a serem
adquiridos durante o exercício orçamentário e decorrente do orçamento de
investimentos.
Premissas
e Dados Base
Uma
metodologia muito válida e utilizada para facilitar o cálculo do orçamento de
despesas é a construção de um conjunto de premissas para validar o processo de
orçamentação das principais despesas de forma genérica. Juntamente com as
premissas, recomenda-se a construção de um banco de dados base com valores ou
informações que possam auxiliar a construção de todas as peças orçamentárias de
despesas para todos os centros de custos.
