Orçamento de Despesas Gerais

Consiste em elaborar pelo menos uma peça orçamentária para cada setor da empresa, a cargo de um responsável.

"Cada despesa deve ser orçada segundo suas características comportamentais"

Aspectos Gerais do Orçamento de Despesas: Orçamento seguindo a hierarquia estabelecida; Departamentalização; Orçamento para cada área de responsabilidade; Custos Controláveis; Quadro de premissas; Levantamento das informações-base; Observação do comportamento dos gastos; Orçar cada despesa segundo sua natureza comportamento

Organograma Empresarial e Departamentalização

O orçamento segue a hierarquia da empresa. A representação através de um organograma facilita a análise dos gastos, identificação dos setores e sintetiza os orçamentos analíticos. A departamentalização é o critério mais utilizado para estruturar o sistema de informação contábil orçamentário, segundo o organograma empresarial. Consiste em identificar as menores áreas de responsabilidade, com o menor nível de decisão e, portanto, grau de responsabilidade sobre controle, dentro do conceito de centro de custo ou centro de despesa.

Accountability e Custos Controláveis

É importante que cada responsável, no menor nível de decisão da hierarquia da empresa, tenha seu próprio orçamento. O fundamento dessa responsabilidade é o conceito de custos controláveis, ou seja, devemos orçar para cada centro de custo unicamente os custos que são controlados pelo responsável pelo centro de custo. Não existem custos não controláveis. O Conceito de custos controláveis está dentro de um conceito fundamental de contabilidade por responsabilidade que é denominado de accountability, que, em linhas gerais, é a responsabilidade do gestor de prestar contas de seus atos ou a obrigação de reportar os resultados obtidos.

Rateio no orçamento de Despesas Departamentais

Algumas despesas são de consumo comum, ou seja, os gastos são efetuados de uma só vez, mas o serviço atende a vários setores ou centro de custos. Ex. Gastos com conservação e limpeza dos edifícios. O rateio não é recomendado sob o conceito de accountability. Deve-se sempre orçar a despesa no centro de custo do responsável pela gestão do gasto.

Orçamento por atividades

As empresas que adotam o método de custeamento de atividades (Custeio ABC) devem, em princípio, adotar a mesma metodologia no seu processo orçamentário. Assim, o orçamento de cada centro de custo deverá ter sub orçamentos por atividade.

Característica comportamentais dos Gastos

Cada despesa apresenta um valor que decorre de suas características próprias. Sendo a principal a variação do seu valor em ralação a alguma outra variável, que ocorre dentro ou fora da empresa, e que se relaciona com a despesa. Essa reação é denominada comportamento das despesas. Cada despesa deve ser orçada segundo suas características comportamentais. A classificação tradicional para análise de comportamento dos gastos em relação a alguma atividade é a sua separação em custos e despesas fixas e custos e despesas variáveis. Neste caso, as variáveis utilizadas são o volume de produção e de vendas, ou o volume de atividades que direcionam os gastos.

Custos Fixos e capacidade de produção ou vendas

Os custos fixos também denominados custos de capacidade, medem os gastos necessários para a operacionalização da fábrica e da comercialização em determinado nível de capacidade. Podem ser classificados em: custos fixos comprometidos (são aqueles ligados intrinsecamente à utilização de um parque fabril ou comercial – são gastos para manter a fábrica ou as vendas em operação. Ex. Aluguéis de imóveis operacionais, taxas de funcionamento) e custos fixos discricionários (são gastos que são administrados e podem ser alterados dependendo da dotação orçamentária anual. Ex. despesas com publicidade e propaganda).

Custos Variáveis, Semivariáveis, Semifixos e Estruturados

• Custo Variável: É o custo que tem relação direta e proporcional com o volume de produção, venda ou outra atividade. Ex. Materiais diretos;

• Custos Semivariáveis: São custos que variam em proporção diversa da proporção da variação do volume de produção ou de venda. Ex. Gastos com Materiais indiretos;

• Custos Semifixos: São os custos que contêm, na sua formação de valor, uma parcela fixa e outra que varia com as atividades. Ex. Gastos despesas com telefone (assinatura mais pulsos);

• Custo Estruturado: É chamado de custo estruturado o custo que tem uma variação em relação ao elemento sob o qual ele é estruturado ou ligado e é causa de seu valor maior ou menor. Ex. Despesas de viagens relacionadas com quantidade de vendedores; despesas de consulta a entidades de proteção ao crédito, que estão relacionadas com pedidos de venda e análise de crédito a serem efetuados.

Despesas a serem orçadas

Para cada departamento (centro de custo) deverá haver uma peça orçamentária que compreenda as despesas e suas responsabilidades e administração. Em linhas gerais, são quatro grupos de despesas: Mão-de-Obra Direta e Indireta; Consumo de materiais indiretos; Despesas Gerais Departamentais; Depreciações e Amortizações Departamentais.

Mão-de-Obra Direta e Custos Indiretos de Fabricação

Uma metodologia muito utilizada é elaborar o orçamento de despesas departamentais separando os gastos com mão-de-obra direta dos demais, que passam a ser denominados, no seu conjunto, de custos, gastos ou despesas indiretas de fabricação. O pressuposto básico é que mão-de-obra direta é um custo variável/direto, enquanto que os demais gastos são indiretos e devem ser absorvidos no custeamento unitário dos produtos, não havendo a necessidade de separação pelos principais grupos de despesas, nem pelo centro de custo.

Despesas Gerais Departamentais

São as demais despesas de consumo dos centros de custos ou atividades, conforme o plano de contas utilizado pela empresa. Cada despesa deve ser orçada considerando suas características próprias e seu comportamento em relação a alguma atividade estruturada, se houver. Alguns exemplos: Energia Elétrica; Telecomunicações e comunicações; Gastos com consumo de água e esgoto; Publicidade, propaganda, brindes, anúncios e publicações; Comissões sobre vendas; Aluguéis e arrendamento mercantil; Consultoria, assessoria, auditoria externa; Despesas Legais; Serviços autônomos.

Depreciações e Amortizações

Compreende as depreciações e amortizações de bens e direitos a disposição de cada centro de custo. O subsistema de controle patrimonial auxilia no cálculo das depreciações e amortizações. Devem ser alocadas e orçadas por centro de custo/departamento. As despesas a serem orçadas compreendem as depreciações e amortizações: dos bens e direitos existentes; dos bens e direitos a serem adquiridos durante o exercício orçamentário e decorrente do orçamento de investimentos.

Premissas e Dados Base

Uma metodologia muito válida e utilizada para facilitar o cálculo do orçamento de despesas é a construção de um conjunto de premissas para validar o processo de orçamentação das principais despesas de forma genérica. Juntamente com as premissas, recomenda-se a construção de um banco de dados base com valores ou informações que possam auxiliar a construção de todas as peças orçamentárias de despesas para todos os centros de custos.